این نشست تخصصی در تاریخ 18/3/1394 در سالن دکتر پرهام با سخنرانی جناب آقای وفا قباد‌پور و با حضور متخصصین و کارشناسان پژوهشکده اسناد و کتابخانه ملی برگزار شد. 
مروری بر تاریخچه و مفاهیم رایانش ابری آغازگر مباحث این نشست بود. آقای قبادپور اظهار داشت رایانش ابری یکی از اشکال نوین ارائه خدمات اطلاعاتی است که طی سال‌های اخیر توجه بسیاری را به خود جلب نموده است. اگر چه ایده‌ی شبکه ای شدن ارائه و دریافت این خدمات، به دهۀ شصت میلادی بازمی‌گردد، اما اجرایی شدن آن پدیده‌ای نوظهور است. اساس این پدیده بر این ایده استوار است که افراد و شرکت‌ها به جای اینکه خود ابزارهای مورد نیاز برای رایانش، ذخیره سازی و نیز نرم‌افزارهای مورد نیاز خود را خریداری کنند تا زمانی از بخشی از امکانات آن استفاده کنند، این موارد را به صورت خدمات و نه محصول، آن هم از طریق شبکه دریافت کرده و بهای آن را براساس میزان مورد نیاز و مصرف بپردازند. مثالی که برای توضیح این پدیده بسیار به کار می‌رود شبکۀ سراسری تأمین برق است. امروزه ما ترجیح می‌دهیم به جای اینکه هرکدام یک موتور برق در خانه‌ی خود داشته باشیم از طریق یک پریز به کارخانه برق متصل باشیم. در واقع به همین شکل ما به کارخانه‌ای متصل خواهیم شد که این بار خدمات رایانش را در اختیار ما قرار خواهد داد. این الگو ضمن اینکه بار خرید تجهیزات زیربنایی را از دوش افراد و یا سازمانها برمی‌دارد، پرداخت‌ اشتراک آن را بر اساس میزان مصرف تنظیم می‌کند. به همین ترتیب شرکت‌های عظیم که توانایی ایجاد زیرساختهای لازم و سرمایه گذاری‌های کافی را دارند، به فروش رایانش و قابلیت ذخیره و نرم‌افزار و سایر خدمات به صورت آنلاین اقدام می‌کنند. از سوئی دیگر سازمان‌ها و شرکت‌های مشتری، از خرید و تامین تاسیسات زیربنائی فناوری‌های اطلاعاتی بی‌نیاز می‌گردند.

در ادامه ایشان با ذکر چند نمونه‌ شرحی از انواع “رایانش‌های ابری” به دست داده شد که عبارت بودند از: 
ابر خصوصی: این گونه ابر به طور خاص برای یک سازمان در نظر گرفته شده است که متعلق به همان سازمان است و توسط خود آن مدیریت و هدایت می شود و به نیاز های خاص آن سازمان پاسخ می دهد.

ابر جمعی: ابری که برای پاسخگویی به نیاز خاص اجتماعی از شرکت‌ها و مصرف کنندگان که دارای اشتراکاتی هستند تدارک دیده می شود. این ابر متعلق به تعدادی از سازمان هاست که بنا به دلایلی از جمله ملاحظات مشترک ترجیح می دهند از یک ابر استفاده کنند. در این حالت مالکیت و مدیریت ابر به عهده یکی از آنها و یا همه آن هاست.

ابر عمومی: ابری که برای استفاده عموم مردم و سازمانها اعم از خصوصی، دولتی، آموزشی وغیره بکارگرفته می شود. مالکیت و مدیریت آن را هرکدام از سازمانهای فوق الذکر می توانند بر عهده داشته باشند که منوط به توافق میان آن سازمان ها و شرکت فراهم کننده تاسیسات است. اما غالباً شرکت های فراهم کننده تأسیسات ابری مدیریت آن را برعهده دارند.

ابرپیوندی: که حاصل ترکیب شدن دو یا چند نوع ابر مشخص ذکر شده با یکدیگر است که توسط تکنولوژی هایی که استانداردسازی ها و سازگاری های لازم را انجام می دهند در شرایطی قرار دارند که اطلاعات را میان خود ردوبدل می کنند. در بسیاری موارد سازمان ها تمایل دارند در زمان اوج مصرف و یا برای کاربردهای خاصی با پیوند میان ابر متعلق به خود و ابر عمومی از مزایای این نوع پیوند بهره برداری کنند.

در ادامه این نشست از مزیت‌های رایانش ابری سخن به میان آمد که از آن جمله به این موارد می‌توان اشاره کرد: دسترسی پایانه ها به قدرت رایانش نامحدود، افزایش و یا کاهش میزان مصرف، مسئله ارائه کننده خدمات، انعطاف در محل استقرار تأسیسات زیربنایی، امکان گسترش و جمع شدن، کاهش ریسک در تأسیسات زیربنایی، حمایت از نوآوری و ابتکار، کاهش هزینه ورشکستگی، پرداخت بر اساس نیاز به جای رها ساختن تأسیسات خود سازمان، کاهش هزینه برای خریداری نرم افزارها، امنیت، حل مسئله تنوع فرمت‌ها، آزادسازی ظرفیت حافظه و دستیابی به سرعت بالاتر سیستم‌ها.

دقایق پایانی این نشست به بررسی فرصت‌ها و تهدید‌های پیش روی آرشیو ملی ایران برای پیاده سازی آرشیو ابری و موضوعات دیگری چون اتوماسیون های اداری و مدیریت یکپارچه اسناد، چالش استانداردها، روش های ایجاد بایگانی اسناد، نحوه آماده سازی و انتقال اسناد، تنظیم و توصیف اسناد، آرشیو ملی ابری و مسئله واسپاری اسناد و امنیت اسناد اختصاص داشت.
این پژوهشگر حوزه آرشیو اظهار داشت؛ آنچه از مبحث امنیت در پردازش ابری می‌توان یاد کرد امکانات گسترده‌تری است که ابر در ارائه خدمات امنیتی پیش روی مشتریان خود قرار می‌دهد. به دلیل ماهیت اشتراکی این امکانات هزینه‌های بسیار کمتری صرف خدمات امنیتی می‌شود که خود از جذابیت‌های استفاده از خدمات ابر است. ابر نیز امکان سرمایه‌گذاری بهتری در این زمینه را خواهد داشت. علاوه بر آن معمولا سازمان‌های ارائه دهنده خدمات ابری به طور مرتب به گرفتن فایل‌های پشتیبان از محتوای خود می‌پردازند.
در برابر امکان ذکر شده این پرسش مطرح می‌گردد که سازمان‌ها و شرکت‌ها تا چه اندازه به ابر ارائه شده به آنها برای تولید و مدیریت اطلاعاتِ گاه بسیار ذیقیمت خود اطمینان می‌کنند. پاسخ این پرسش مورد به مورد براساس سازمانی که محتملا مشتری ابر خواهد بود متفاوت است. آنچه مسلم به نظر می‌رسد امکان مذاکره و تدوین سیاست انتشار اسناد سازمان‌ها تحت عنوان آرشیو ملی ابری است. این مسئله به هرحال در مورد آرشیو چاپی نیز وجود داشته است و امر جدیدی نیست. باید به این نکته اشاره داشت که در الگوی آرشیو ملی ابری، اسناد از مرحله تولید عملا در اختیار آرشیو هستند واین ملاحظات خاص خود را می‌طلبد. در هر صورت می‌توان همانگونه که ذکر شد برای امنیت و سیاست انتشار اسناد بر اساس توافقات امنیتی و ملاحظات مشتریان به الگوهائی دقیق دست یافت.
آقای قبادپور اذعان داشت؛ با بررسی‌های به عمل آمده به نظر می‌رسد هر الگوئی از میان الگوهای توسعه و استقرار ابر که منجر به اداره‌ی آن توسط مدیران آرشیو ملی ابری گردد و امکان ارائه‌ی خدمات به مشتریان را اعم از اشخاص و یا سازمان‌ها داشته باشد، می‌تواند به عنوان الگوی استقرار آن تلقی گردد. به همین دلیل استفاده از الگوی استقرار ابر عمومی پیشنهاد می‌گردد. از میان الگوهای خدمات ابر نیز ارائه نرم‌افزار به عنوان خدمات و سخت‌افزار به عنوان خدمات پیشنهاد می‌گردد. ارائه امکان میزبانی اتوماسیون‌های اداری و پایگاه داده‌ها و همچنین خدمات رایانشی به سازمان‌ها با الگوی ابری و به عنوان خدمات تحت وب می‌تواند نمونه‌هائی از خدمات سخت‌افزاری ارائه شده توسط آرشیو ملی ابری و همچنین طراحی و ارائه نرم‌افزار اتوماسیون‌های اداری و مجموعه ای از نرم‌افزارهای مورد نیاز سازمان‌ها نمونه‌هائی از نرم‌افزار به عنوان خدمات ابر تصور شود. 
از میان مشکلاتی که در مقابل آرشیو ملی ابری ناپدید خواهند شد می‌توان به چالش استانداردهاي یکسان برای توليد اسناد الكترونيك در اتوماسيون‌هاي اداري، روش‌هاي ايجاد بايگاني در آنها، نحوه آماده‌سازي و انتقال اسناد الكترونيك به آرشيو ملي، واسپاری اسناد، تنظيم و همچنین توصيف اسناد الكترونيكی اشاره کرد. در‌واقع این نسل از مشکلات در آرشیو ملی ابری جای خود را به مشکلاتی دیگر مانند ملاحظات امنیتی ویژه‌ی ابر و مسائل زیرساختی خواهد داد. به نظر می‌رسد با تمرکز آرشیو بر توسعه خدمات ابری به جای رسیدگی مجزا به تک تک مشکلات فوق و فراهم آمدن امکانات مدیریت متمرکز و بسیار ساده‌ی آرشیو بر اسناد، طیف گسترده‌ای از مشکلات موجود مانند مسائل ذکر شده از پیش روی آن رخت می‌بندد.

این نشست تخصصی با پرسش و پاسخ و تبادل نظر بین شرکت کنندگان و جمع بندی مباحث به پایان رسید.